Les projets de migration font partie de l’ensemble des travaux en retard (backlog) des départements d’intelligence d’affaires. Les projets de migration pouvant être perçus comme étant à valeur non ajoutée, nous avons déjà démontré comment ils pouvaient apporter beaucoup de valeur à votre organisation. Aujourd’hui, nous prendrons le temps de partager nos expériences en migration avec vous afin de vous aider à ne pas répéter les erreurs du passé.

Rationalisation

Trop souvent, au cours des projets de migration, les organisations ont peur de faire de la rationalisation. La rationalisation peut s’effectuer sur plusieurs aspects.

Relativement aux rapports, la rationalisation permet de réduire le nombre de rapports qui feront partie de la migration. Un de nos clients dans le domaine du transport a fait le choix d’aller de l’avant avec une rationalisation pour ainsi réduire d’environ 50 % le nombre de rapports sur sa plateforme d’intelligence d’affaires. On parle ici d’environ 15 000 rapports. À première vue, les efforts investis dans l’exercice paraissent coûteux comparativement à une migration 1 pour 1. Cependant, la rationalisation permet :

  • De revisiter les besoins des utilisateurs (évaluation du bien-fondé [sanity check]);
  • De réduire les coûts de développement;
  • De déterminer quels sont les nouveaux enjeux auxquels les utilisateurs sont confrontés dans leur quotidien;
  • D’alléger l’environnement (moins de rapports, moins de planifications, etc.);
  • De réduire les coûts de maintenance (à moyen terme);
  • De créer un dialogue entre le commerce et le département d’intelligence d’affaires.

Au cours de l’exercice de rationalisation, il peut être intéressant d’étendre l’analyse plus loin qu’à la seule portée du contenu à migrer. D'expérience, nous avons vu des projets où la mise à niveau de l’architecture (technologie) ou du modèle de données aurait facilité et accéléré le projet de migration en plus de remettre à niveau la fondation d’intelligence d’affaires et de faciliter la maintenance future.

POC, POC, POC

La démonstration de faisabilité (proof of concept [POC]) est un élément pour lequel nous faisons toujours la promotion. C’est un élément essentiel au succès du projet de migration. En effet, cette POC permet de valider les hypothèses et les estimations faites au cours de la phase de planification.

Nous recommandons aussi d’avancer la POC à un état se rapprochant le plus possible de la réalité du projet, c’est-à-dire de tester les outils de suivi et, si possible, l’ensemble des recettes de résolution dont l’équipe de développement pourrait avoir besoin. En prenant le temps de fournir ces efforts, nous obtenons une meilleure visibilité sur les risques du projet, ce qui permet de mieux gérer l’imprévu.

Les grandes métriques

D’expérience, nous avons remarqué que la répartition de la complexité des rapports est la suivante :

  • 5 % de rapports très complexes;
  • 10 % de rapports moyennement complexes;
  • 30 % de rapports simples;
  • 55 % de rapports inutiles.

En général, vous pouvez compter les efforts de migration suivant en nombre de jours en fonction des trois types de complexité de rapport :

  • Très complexe : de 4 à 10 jours;
  • Moyennement complexe : de 1 à 5 jours;
  • Simple : de 0.1 à 1 jour.

Cette estimation comprend le temps d’analyse, de développement, de test et de promotion.

Note : Chaque projet de migration est différent. Plusieurs facteurs peuvent augmenter ou réduire le temps de migration d’un rapport. Les chiffres ci-dessus constituent une bonne base pour effectuer des estimations de haut niveau et celles-ci peuvent être validées au moment de la POC.

Les bons outils

Les outils disponibles de nos jours nous permettent de faciliter grandement les migrations à toutes les phases du projet.

Outils d’analyse d’environnement

Pour tout type d’environnement d’intelligence d’affaires, il existe des outils qui permettent d’analyser les plateformes. Par exemple, pour SAP Business Objects, nous utilisons l’outil 360eyes de la suite de GB & Smith qui permet d’obtenir une vision complète de la plateforme : les rapports, les planifications et les relations sont autant d’information utile et pertinente, surtout au cours d’un exercice de rationalisation. Cela nous permet d’effectuer une rétrodocumentation et de bien déterminer les rapports à migrer, la complexité de ceux-ci et de bien contester les utilisateurs finaux sur la pertinence de fournir des efforts sur la migration de rapports peu ou pas utilisés.

Outils d’automatisation

Chaque plateforme d’intelligence d’affaires vient avec une trousse SDK. Avec le temps, les capacités des trousses SDK n’ont cessé d’évoluer et d’offrir plus de flexibilité. Au cours de la planification du projet, il ne faut pas exclure l’utilisation des trousses SDK. Généralement, ces dernières peuvent permettre d’automatiser des tâches simples et répétitives qui pourraient prendre plus de temps à faire à la main. Dernièrement, dans le cadre d’un de nos mandats, nous avons développé un outil d’automatisation. La conception a pris 10 jours au total. Cela nous a permis d‘éviter 30 jours d’effort manuel, soit 20 jours d’effort économisés en fin de compte.

Outils de suivi

Un bon outil de suivi flexible et utilisé de tous permet de faciliter la gestion de projet. Même dans le cadre de migrations simples. Il est important de prendre le temps de bien s’outiller pour les suivis. Au premier abord, cela peut sembler constituer une perte de temps. Cependant, si la situation s’envenime, vous ne perdrez pas de temps à effectuer vos suivis. Dans notre cas, nous utilisons JIRA. Le concept de sprint (gestion de projet agile) et la méthode kanban nous permettent de suivre efficacement l’avancement de la migration, de faciliter les communications et de paralléliser au maximum la réalisation des tâches.

Une équipe soudée

Une équipe soudée qui s’entraide est primordiale à la réussite d’un projet de migration ou de tout autre projet. Jusqu’à tout récemment, une des approches que nous avons utilisée avec un gros joueur des télécommunications et qui, pour nous, a très bien fonctionné a été l’accueil de toute l’équipe de développement dans nos bureaux. Tout le monde était regroupé dans la même salle. Qu’il s’agisse d’un analyste, d’un expert d’arrière-plan (back-end) ou d’avant-plan (front-end), d’un conseiller d’agileDSS, d’un employé de notre client ou d’un pigiste du client : tout le monde était réuni sans exception. Cela a permis de créer une synergie, un élan au sein de l’équipe et un sentiment d’appartenance pour la création d’une solution.

Accès au client

Pour finir, notre dernière recommandation est de faire participer les utilisateurs au projet de migration. Dans tous nos projets, les utilisateurs participaient. Nos projets qui se sont le mieux déroulés sont ceux où les utilisateurs étaient le plus engagés. Pour les engager, assurez-vous que leur direction puisse leur libérer du temps et montrez-leur rapidement leur importance au sein du projet.

Finalement, les rapports sont utilisés par le commerce pour répondre à un besoin commercial. La migration, si cette dernière est bien faite, permet de sécuriser les besoins essentiels des utilisateurs et de leur apporter de la nouvelle valeur. Cela est d’autant plus vrai dans le cadre d’une migration avec rationalisation.

Les six points que nous vous avons présentés ci-dessus représentent les points les plus importants que nous avons vécus lors des migrations que nous avons effectuées. Une migration bien préparée avec les bons outils ne peut qu’apporter de la valeur à son organisation et offrir un soutien solide à son évolution. Avez-vous d’autres expériences que vous voudriez partager? N’hésitez pas à me laisser un commentaire si vous voulez échanger d’autres idées!

Partager cet article
  


CONTACT

agileDSS Inc.
407, rue McGill, bureau 500.
Montréal (QC) H2Y 2G3.

info@agiledss.com
(514) 788-1337