Trois éléments importants dans la gestion d'un projet BI

Dans le présent blogue, nous explorerons les trois aspects clés à ne pas oublier lors de la gestion d’un projet BI. Ceci, j’espère, saura vous rappeler toute leur importance même dans les tumultes de vos projets. On ne dira jamais assez que le périmètre d’un projet est le fondement de la réussite de tous types de projet et cela s’applique davantage à un projet en intelligence d’affaires qui bien souvent touche plusieurs aspects d’une organisation. Suivant une définition adéquate du périmètre, il est important de faire le découpage permettant de donner une visibilité équitable au projet et d’assurer une vélocité constante. Finalement, les artéfacts et les cadres de communication sont le filet de sécurité amenant la stabilité requise au projet insufflée de dynamisme.

Un bon périmètre avant tout!

Combien de fois avons-nous abordé un projet ou même simplement un livrable qui a totalement dérapé, car de nouveaux éléments se sont ajoutés au périmètre en cours de travail demandant ainsi du budget et du temps supplémentaire? Était-ce inclus dans le scope? Le client du projet tenant ardemment sa position que c’était le cas et l’équipe projet prenant une position inverse. Que de rencontres agréables. Le périmètre, communément appeler le scope, est décrit comme les balises définissant les livrables contenus dans le projet ou le résultat attendu. Plusieurs approches permettent de bien définir un périmètre de projet, mais tous requièrent une chose : de l’effort. En fait, bien souvent la phase de définition de périmètre est laissée de côté pour démarrer la réalisation le plus tôt possible ou elle est simplement faite trop à haut niveau. Que vous soyez le client ou l’équipe projet, ne vous laissez pas embarquer dans un projet sans un périmètre bien défini? Est-ce que vous feriez confiance à un architecte de bâtiment avec un chèque en blanc n’ayant aucun plan de travail? Même en lui expliquant ce que vous voulez, vous exigez un plan. La même logique s’applique pour vos projets BI.
Voici quelques questions auxquelles vous devriez pouvoir répondre si votre périmètre est clairement défini :

• Qui sont mes clients finaux? Quelle est mon équipe de projet?
• Pourquoi ce projet existe-t-il? Quels sont les enjeux qu’il adresse?
• Quelles sont les fonctionnalités d’affaires qui doivent être livrées en sortie de projet? Cette question est la plus difficile, vous devez maîtriser le détail des fonctionnalités. En exemple, un datamart fonctionnel avec des données de finances n’est pas une réponse acceptable.
• Quels sont mes budgets alloués (burnrate, budget maximal (cap), etc.)?
• Quelle est la date de livrable visée? Quels sont les grands jalons de projet et leur date?
• Quels éléments détermineront la fermeture du projet?
• Quels livrables sont requis, mais ne sont pas dans mon périmètre (dépendances)?

On découpe et on regroupe le tout

Comme le dit le vieux proverbe : « un éléphant se mange une bouchée à la fois », un projet se réalise un livrable concis à la fois. Il est d’une importance capitale de bien découper vos livrables de manière à permettre des temps de réalisation relativement cours ainsi que des tests précis. Que l’on prenne une approche agile, une approche TDD (test driven development), ou même les deux, l’idée fondamentale derrière ces concepts est de bien cibler ce que l’on doit développer, ce qui est attendu. Pour faire un parallèle, le périmètre est le dessin final et le découpage représente les traits de crayons pour y arriver. Lors des différents projets BI, une bonne pratique de découpage consiste à donner des fonctionnalités d’affaires dans chaque phase de livrable, communément appelé dans un mode agile, les sprints. Votre découpage doit aussi prendre en considération la capacité technique de l’équipe à savoir que, malgré que les approches agile favorisent des équipes multidisciplinaires, la réalité est toute autre. Vos ressources ont des capacités qui doivent être prises en considération. Donc, regroupez vos livrables maintenant découpés en groupes permettant une réalisation optimale selon les critères énoncés ci-haut.

Un petit conseil, n’ayez pas peur de redécouper des livrables en cours de route. Il arrive parfois que l’on ait sous-estimé un item et que ce dernier se doive d’être redécoupé pour qu’il soit « digestible ». Pour faire un lien avec le périmètre, suivant un redécoupage de la sorte, il est aussi possible que cet item se retrouve hors périmètre. Il faut alors prendre action!

Voici quelques questions qui vous aideront à identifier si votre découpage est optimal :

• Est-ce que mes livrables, de manière unitaire, peuvent être réalisés en moins de 3 à 4 semaines?à
• Si je supprime un livrable dans mon groupe, est-ce que les autres livrables peuvent être réalisés? La réponse à cette question ne sera pas dans tous les cas un oui définitif, mais l’idée ici est de limiter les interdépendances le plus possible.
• Est-ce que j’ai au minimum un artéfact qui sera visible à mon client final à la fin de réalisation du groupe?
• Est-ce que le niveau de détail est suffisant pour comprendre le travail ou dois-je prévoir une analyse détaillée? Si c’est le cas, le livrable devient votre analyse détaillée. Simple et efficace.

Je parle, tu parles, nous parlons... ensemble

Un cadre de communication est important, car il permet d’avoir des échanges organisés, focalisés et opportuns. Il est impératif que les bonnes personnes aient l’information au bon moment pour prendre les bonnes décisions techniques ou fonctionnelles, ainsi que pour partager cette dernière par le même cadre. Gardez en tête qu’une facilité d’accès pour ce qui est urgent et qu’une limitation de la pollution permettent de conserver une bonne vélocité. De plus, vous devez déterminer les communications qui se doivent d’être en mode « Push » et ceux en mode « Pull ».

Voici quelques exemples de cadres de communication qui se sont avérés efficaces pour moi dans le passé :

• Push : Rencontre de 15 minutes quotidiennes le matin (Scrum pour nos adeptes agile). J’ajoute une seconde rencontre de 15 minutes en après-midi lors des fins de livrables importants.
• Push : Des rencontres de 15 minutes avec le client principal à chaque jour sur l’avancement.
  
• Push : Des groupes d’adresses courriel ciblés pour les différents sous-groupes du projet (DBA, ETL, Rapports, etc.). Attention ici de bien informer votre équipe projet de ne pas faire de la pollution courriel.
  
• Pull : Un fichier consolidé des problèmes en cours de résolution dans lequel chacun doit contribuer quotidiennement.
  
• Push : Une rencontre de kick-off décrivant le périmètre et la contribution attendue.
  

J’espère que ce blogue contribuera au succès de vos projets. N’oubliez pas de célébrer la fin des phases importantes de projet. Elles servent bien souvent de motivation pour la suite et gardent l’équipe dans la bonne humeur pour les tumultes à venir!