Selon vous, qu'ont en commun les 3 entreprises suivantes?Picture1

Mis à part une évidente analogie des codes couleurs, elles offrent toutes les trois à leurs clients le choix entre un système de caisses traditionnelles ou en mode libre-service pour le paiement des achats.
Cependant, l'utilisation de caisses en mode libre-service ne signifie pas pour autant qu'il n'existe aucune règle qui encadre l'utilisation de ces caisses. En effet, si nous prenons le cas de Walmart, lors de votre passage à la caisse vous devez déposer vos objets sur une balance, ce qui va permettre de valider que l’article qui a été « scanné » correspond effectivement à celui qui est déposé dans le sac (au niveau du poids).
On peut donc en déduire qu'une gouvernance et des processus ont été mis en place en collaboration avec différents départements afin d'encadrer ce service.
On peut supposer que le département de sécurité a été sollicité afin de minimiser les risques potentiels reliés au vol/fraude (pesée des items, emplacement et fonctionnement, préposé pour surveiller, …). Le département marketing quant à lui se serait assuré d’une expérience-client positive (emplacement et aménagement de l'espace pour assurer la fluidité, fonctionnement intuitif, présence d'un préposé pour aider les clients, ...)
Mais quel est le rapport entre les caisses libres service et Tableau me direz-vous ? C'est simple, Tableau permet de mettre en place un cadre et des fonctionnalités pour encadrer des initiatives libre-service. En effet, Tableau est une plateforme qui va permettre de structurer le contenu, son organisation et son accès.

1. Organisation du contenu

Tableau Server permet d’organiser et de répertorier le contenu en utilisant divers types de conteneurs afin de mieux classifier et gérer le contenu qui y sera publié. Les sites, projets et groupes sont les principaux conteneurs.

a. Les sites :

Ils sont le premier rempart qui permet de cloisonner l’information. Plusieurs sites peuvent exister sur un même serveur « on-premise » ou dans le « cloud » et il est impossible de publier du contenu sur un site et d'y accéder depuis un autre site.
Prenons par exemple une entreprise qui aurait des filiales et qui voudrait s’assurer de sécuriser le contenu par filiale. Il serait alors possible de créer un site pour chacune des filiales. C’est d’ailleurs la notion de sites qui permet de cloisonner les clients qui utilisent Tableau « On-line ».
Les sites sont conçus pour héberger des projets, des groupes et des utilisateurs.

b. Les projets :

Les projets sont, par analogie, l’équivalent de dossiers sous Windows.
C’est à l’intérieur des projets que seront sauvegardés les « objets » Tableau tels que les classeurs, tableaux de bords, vues et sources de données et flux (les flux sont un ajout depuis la version 2019.1 et l’introduction de Tableau “Prep Conductor”). Un projet peut aussi contenir d’autres projets (depuis la version 10.5).
Chaque projet peut être configuré avec des autorisations qui peuvent être gérées au niveau du projet racine ou encore avoir des autorisations différentes pour le projet racine et les sous-projets (« Nested projects ») selon la configuration du projet racine (voir figure ci-dessous).tab1

Nous verrons un peu plus loin dans ce blogue la notion d’autorisations.

c. Les groupes :

Les groupes permettent de faciliter la vie des administrateurs du serveur puisqu’ils permettent de regrouper les utilisateurs avec un profil d’accès semblable. Donc, c’est en utilisant un groupe pour l’associer à un projet et des autorisations que les niveaux d’accès effectifs des utilisateurs, selon leurs rôles, sont définis. C’est d’ailleurs une bonne pratique de gestion de sécurité que d’utiliser des groupes pour gérer la sécurité du contenu plutôt que des utilisateurs individuels.
Par exemple, créer un groupe qui se nommerait « Finance-Explorers » pour les utilisateurs devant avoir accès au projet Finance avec le rôle « Explorers ».

2. Les rôles et autorisations

a. Les rôles :

Il est possible d'attribuer différents rôles aux utilisateurs de Tableau Serveur en fonction de leur profil et rôle dans l’organisation. Cela va de l’administrateur de serveur qui a accès à tout, jusqu’au rôle « Lecture seule ». Entre ces 2 rôles, 4 autres rôles sont aussi disponibles qui sont :

  • Administrateur de site
  • Creator
  • Explorer (peut publier)
  • Explorer

Et chaque rôle nécessite une licence Tableau correspondante. Pour plus de détails, lisez la documentation de tableau en cliquant ici.

b. Les autorisations :

Une fois que les différents conteneurs auront été créés, il est maintenant temps de procéder à l’assignation des autorisations de contenu pour un projet en se servant des groupes.
30 autorisations différentes sont à disposition pour permettre ou non d’effectuer des actions sur les différents contenus.

Pour un projet :

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Pour les classeurs d’un projet:

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Pour les sources de données d’un projet:

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Pour les flux:

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Il est à noter que c’est le croisement entre le type de licence d’un utilisateur, son rôle et les autorisations de contenu qui détermine les niveaux d’accès et c’est toujours la combinaison la plus restrictive qui prime.

Sources de données certifiées / recommandées.

Depuis la version 10.4 de Tableau, il est possible de « certifier » des sources de données sur Tableau Server. Comme le montre l’icône de la source de données à gauche dans l’image ci-dessous lorsque l’on veut utiliser la source de données via Tableau serveur.

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Ou encore lorsque l’on veut se connecter à une source de données sur Tableau server via Tableau desktop.

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La certification de sources de données permet d’augmenter la confiance d’un utilisateur dans la qualité des données de cette source. Cela favorise donc la réutilisation et limite la création de sources de données qui se ressemblent.
Les sources de données recommandées vous sont proposées en fonctions de divers critères: celles que vous avez personnellement certifiées et celles que vous avez fréquemment utilisées. Les sources de données certifiées et les recommandations sont donc un atout pour un environnement libre-service.
Pour plus de détails, lisez la documentation de tableau en cliquant ici.

Je pense vous avoir donné un bon aperçu des opportunités offertes par la plateforme Tableau en terme de flexibilité de gestion du contenu, que ce soit en terme d'organisation du contenu ou encore de la gestion de la sécurité du contenu et des données.Mais face à toute ces opportunités, comment s'assurer que chacun y trouve son compte ? Le meilleur moyen est de définir un contrat entre les TI qui feront la gestion de l’environnement Tableau et les utilisateurs des lignes d’affaires qui feront usage de Tableau en mode libre-service.

Ce contrat a pour objectif de spécifier les règles et conditions d’utilisations et doit entre autre chose: Être connu de tous. Il doit par ailleurs ABSOLUMENT inclure un RACI afin que chaque utilisateur/groupe/département de Tableau puisse facilement y retrouver quelles sont ses responsabilités et redevabilités. Il doit également évoluer au fil du temps et s’ajuster au niveau de maturité de votre entreprise.
Ce contrat est la propriété du département TI responsable de la plateforme (“Centre d’Expertise Tableau”), mais il est le résultat d’un travail conjoint entre les différentes parties prenantes de votre organisation. Afin de faciliter la transmission du message que doit contenir ce contrat, assurez-vous de la présence d’un “super-utilisateur” qui fera le pont entre les TI et les utilisateurs dans chacun des départements .

Finalement, si nous revenons à la question de départ du blogue concernant les caisses en mode libre-service, nous avons démontré que le libre-service est possible à la condition qu'il soit encadré. Tableau a les capacités et fonctionnalités requises pour vous aider et faciliter la mise en place d’un environnement libre-service de qualité.

*Note  : Les noms et les logos des compagnies ci-dessus et tous les produits et les noms de services connexes, les dessins de marque et les slogans sont les marques de commerce ou les marques de service de leurs propriétaires respectifs soit : “Wal-Mart Stores, Inc.” , “Les Compagnies Loblaw Limitée”, “Le Groupe IKEA (INGKA Holding B.V. et les divisions placées sous son entière autorité)”.

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À propos de l'auteur

Sylvain Martel

Sylvain Martel est un conseiller senior en intelligence d'affaires, et Responsable de la pratique Tableau chez agileDSS.

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